Egy projekt sikeres megvalósítása a gondosan megválasztott erőforrások és azok felhasználásaival – idő, pénz, energia – járó tevékenységek sorozata. Azonban a világ cégei 20 másodpercenként 1 millió dollárt pazarolnak el a rosszul megválasztott stratégiák miatt.
Egy projekt is rendelkezik korlátokkal. Három fő korlátról beszélhetünk:
- Az idő – mennyi idő áll rendelkezésre a projekt megvalósítására.
- A költség – mennyi a rendelkezésre álló összeg a projekt költségvetésében.
- A hatókör – mennyi feladatot kell megvalósítani a projekt keretein belül.
A projektmenedzsment az erőforrások szervezését és irányítását foglalja magába, azzal a céllal, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai.
A projektmenedzsment első kihívása, hogy az eredményt adott, előre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. A második, még komolyabb kihívás, hogy a projekt az előre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel. A projekt tehát az előre definiált célok elérése érdekében tett észszerűen megválasztott, erőforrás (idő, pénzt, emberek, anyagok, energia, hely) felhasználással járó tevékenységek sorozata.
A korábban említett három fő projekt korlátokat – idő, költség, hatókör – szem előtt tartva vizsgáljuk meg a cégek legfőbb problémáit egy kivitelezés során: A PMI felmérése szerint a projektmenedzserek 50 százaléka legalább egy teljes munkanapot tölt el a KPI kimutatások elkészítésével, az alkalmazottak 80 százaléka pedig a munkahetének felét elviszi az „újratervezés” a rossz kommunikáció miatt. A csoportvezető 46 százaléka szerint a határidők tartása a legnagyobb probléma – nem véletlen, hogy a második legtöbbet igényelt projektmenedzsment funkció az időkövetés. (Korábbi cikkünkben foglalkoztunk a dokumentumok elérhetőségével, mellyel a munkaidő akár 20-25 százaléka is megspórolható. Bővebben itt olvasható.)
Egy projektmenedzsment rendszer alkalmazásával a PMI felmérése szerint egy beosztottunk akár 498 órát is megtakaríthat egy év alatt. Kiemelik, hogy azok a cégek, akik alkalmaznak valamilyen projektmenedzsment eszközt, 66 százalékban határidőre befejezik projektjeiket. Ráadásul a felmérés szerint, a projektmenedzsment gyakorlatot kidolgozó cégek 28-szor több pénzt tudnak megspórolni, mint akik nem alkalmaznak ilyen megoldásokat.
A NEXUS™ mint projektmenedzsment szoftver
A Nexus™ képes a projektmenedzsment funkciók teljes lefedésére. Segítségével átláthatjuk projektjeinket, illetve azok határidejét. Ráadásul nem csak a projektkövetésre van lehetőség, hanem kimutatások és statisztikák készítésére is.
Az online adatbázisnak köszönhetően a projektfeladatok kioszthatóak a megfelelő embereknek és a dokumentumkezelésnek köszönhetően mindenki hozzáfér a legfrissebb adatokhoz, melyre szükségük lehet a projekt során.
A testre szabható mappaszerkezet tovább egyszerűsíti a dokumentumok átláthatóságát, elérését, hogy a legkevesebb felesleges idő teljen el a kereséssel. Mindezt kiegészíti a revíziókövetés funkcióval.
Az átláthatóságnál terén a kimutatások és riportok mellett a Nexus lehetőséget ad a change kontroll kezelésére is. Az összefüggések és feltételek kezelése tovább bővíti a testreszabhatóságot: beállíthatunk egyes projektrészeknek előfeltételt, mely visszaigazolható, kommentálható, és a kiosztott jogkörök alapján az illetékeseknek bármikor elérhető, ezzel átláthatóvá téve a projektfeladatok mentét mindenki számára.
A NEXUS™-ról bővebben:
A NEXUS™ egy olyan innovatív DBMS (Database Management System) amely on-line adatbázis műveleteken keresztül nyújt segítséget az üzemek karbantartóinak és üzemeltetőinek az üzem folyamatos, átlátható üzemeltetéséhez, fejlesztéséhez. A központi adatbázis és annak on-line elérésével az felhasználók elérhetik, hogy a meglévő munkaerő terhelésének csökkentésével (munkaidő csökkenés) az eljárási folyamatok hatékonysága, és minősége is javuljon (egyszerűbb eljárások, adatvesztés elkerülése, gyors információáramlás). A NEXUS™ program az adatbázisba felkerülő adatok, dokumentumok segítségével olyan támogatást képes nyújtani, amivel egy üzemi karbantartási-, és eszközmenedzsment komplex megoldását is egyaránt biztosítani tudja.